Observaciones del recorrido (administrativas)
Observaciones del recorrido (administrativas)
Las observaciones a pie de obra (administrativas) son estudios exhaustivos de los procedimientos administrativos de una organización para evaluar su productividad y eficacia. Estas observaciones son vitales para señalar las áreas que necesitan mejoras, la garantía del cumplimiento de las normas y el aumento del rendimiento operativo general.
¿Cuál es la finalidad de las observaciones en los entornos administrativos?
La principal razón para llevar a cabo una observación de los procesos en un contexto administrativo es conocer las ineficiencias, las infracciones y los procesos que deben mejorarse. Por ejemplo, mediante la observación del procesamiento de documentos, una organización puede descubrir los cuellos de botella que obstaculizan las aprobaciones y, posteriormente, hacer que las operaciones sean más eficaces y productivas.
¿Cómo suelen llevarse a cabo las observaciones a pie de obra?
La observación de los recorridos es una práctica habitual que se realiza empleando observadores formados para seguir un proceso de principio a fin. Los observadores documentan todas las acciones posibles, las interacciones y los retrasos experimentados. Por ejemplo, el observador puede observar el proceso de incorporación de nuevos empleados indicando cuánto tarda cada acción y si hay pasos redundantes u obstáculos que impidan la eficacia del proceso.
¿Cuáles son algunos de los retos más comunes a los que se enfrentan los observadores?
Los problemas más comunes que se experimentan en el transcurso de una observación son la parcialidad del observador, la resistencia del personal y la posibilidad de perturbar el flujo de trabajo habitual. Una de las principales formas de abordar estos problemas es compartir abiertamente el motivo de la observación con el personal y hacerles saber que se pretende que sea una herramienta de mejora del proceso, no un instrumento de evaluación personal.
¿Qué resultados pueden esperar las organizaciones de la aplicación de cambios basados en las observaciones de los recorridos?
Las organizaciones que modifiquen sus operaciones en función de los cambios observados en los recorridos obtendrán muchos resultados positivos, como eficiencia operativa, menos errores y mayor satisfacción de los trabajadores. Por ejemplo, un largo proceso de aprobación que es complejo pero que se ha descubierto que puede simplificarse a través de un recorrido puede agilizarse, lo que conduce a la toma de decisiones y a que los empleados se sientan bien debido a la disminución de la frustración.